İlanı bulmaktan kararı vermeye kadar

Kamu ihale ilanları her gün yüzlerce kalem hâlinde yayımlanır. Bunların ezici çoğunluğu sizin işinizle ilgisizdir; ilgili olan birkaçını bulmak için harcanan zaman, teklif hazırlamaktan çalınan zamandır.

Takip filtrelerinizi bir kez tanımlarsınız: hangi illerde çalışıyorsunuz, hangi CPV/sektör kodları sizin alanınız, hangi ihale türlerine (mal, hizmet, yapım, danışmanlık) giriyorsunuz.

Sonrasında arama işini biz yaparız. Yeni bir ilan filtrenize uyduğunda uygunluk skoru arka planda hesaplanır; yüksek skorlu olanlar için haber veririz. Aynı ilanı iki kez göstermeyiz.

Kapsam dışı bıraktığınız iş türlerini ve yasaklılık durumunuzu da dikkate alırız — teklif veremeyeceğiniz bir ihale listenizde görünmez.

“Bu ihaleye girmeli miyim?” sorusu, ihale sürecinin en pahalı sorusudur: yanlış cevap ya boşa harcanan teklif maliyeti ya da kaçırılmış bir iştir.

Uygunluk skoru üç girdiyi birleştirir: firmanızın profili (iş deneyiminiz, kapasiteniz, çalıştığınız iller, sertifikalarınız), ihalenin şartnamesi (yeterlik kriterleri, teminat, süre) ve benzer ihalelerin geçmiş sonuçları (kimler girmiş, hangi bedelle kazanılmış).

Skorun tek başına bir anlamı yok; bu yüzden her bileşen için gerekçe yazılır. “72/100” değil, “72/100 — iş deneyim tutarınız yeterli, ancak istenen ISO belgesi profilinizde yok ve bu ilde daha önce iş yapmamışsınız” görürsünüz.

Karar sizindir. Skor, kararı vermez; kararı hızlandırır ve neyi kontrol etmeniz gerektiğini söyler.

Bir ihale dosyası yüzlerce sayfa olabilir ve içindeki tek bir madde sizi elemeye yeter. Bu maddeleri bulmak için dosyayı baştan sona okumak zorunda kalmayın.

Yüklediğiniz idari şartname, teknik şartname ve sözleşme tasarısını dakikalar içinde tarar; eleyici (knock-out) kriterleri, iş deneyim oranını, geçici/kesin teminat tutarlarını, teslim süresini ve cezai şartları ayrı ayrı listeler.

Her bulgu, dosyadaki ilgili maddeye referansla verilir — “şuna dikkat” demekle kalmaz, nerede yazdığını gösterir. Böylece analizi doğrulamak dosyayı yeniden okumaktan hızlıdır.

Karar vermek işin yarısı; asıl iş, girmeye karar verdiğiniz ihalenin sürecini sonuna kadar takip etmektir. İhalekap bu süreci “Değerlendiriliyor → Teklif hazırlanıyor → Teklif verildi → Kazanıldı / Kaybedildi / Vazgeçildi” aşamalarıyla tek panelde tutar.

Her teklif için hazırlık kontrol listesi hazırdır: geçici teminat (teklifin %3’ü), iş deneyim belgesi, güncel imza sirküleri, teklif mektubu, birim fiyat teklif cetveli ve SGK/vergi borcu yoktur belgesi. Son gün bir belgenin eksik çıkması, kazanılabilecek bir işi kaybettirir; liste bunu önler.

Her ihaleye bir ekip üyesi atayabilir, verdiğiniz teklif tutarını kaydedebilirsiniz. Kaybettiğiniz ihalelerde teklif tutarınızı biriktirmek, zamanla kendi fiyat kalıbınızı görmenizi sağlar.

Rakip paritesi burada başlar: çoğu araç ilanı yalnızca “takip” eder; İhalekap girdiğiniz işin kararını ve sürecini de yönetir.

İhale takibi masa başında olmaz. Şantiyedeyken, yoldayken ya da toplantı arasında da yeni bir ilandan haberdar olmanız gerekir.

Yüksek skorlu bir ilan çıktığında WhatsApp’tan bildirim gelir. Aynı sohbette sorunuzu sorabilirsiniz: “bu ihalenin teminatı ne kadar?”, “geçen yıl benzerini kim kazandı?”, “bizim iş deneyimimiz yeter mi?”

Ayrı bir uygulama indirmek, yeni bir arayüz öğrenmek yok. Ekibinizin zaten gün boyu açık tuttuğu yerde çalışır.

Geçmiş sonuçlar, gelecekteki teklifinizin en iyi göstergesidir. Aynı idarenin benzer işlerinde hangi bedellerin kazandığını bilmek, fiyatınızı körlemesine vermenizi engeller.

İhale sonuçlarını istekli sayısı, kazanan firma ve sözleşme bedeliyle birlikte görürsünüz; belirli bir firmayı takibe alıp kazandığı işleri izleyebilirsiniz.

Veriler EKAP kaynaklıdır ve olgusaldır. Kişisel verilerin korunması gereği, gerçek kişi (şahıs firması) adları kamuya açık yüzeylerde gizlenir.

İhale kararı nadiren tek kişinin işidir: teknik ekip şartnameye, mali işler teminata, yönetim fiyata bakar.

Ekip üyelerinizi e-postayla davet eder, rollerine göre yetkilendirirsiniz. Herkes aynı ihale listesini, aynı analizleri ve aynı skorları görür.

Hesap güvenliği için oturumlar ayrı ayrı yönetilir; ayrılan bir çalışanın erişimini tek tıkla kesebilirsiniz.

İhaleye girmenizi engelleyen şey çoğu zaman işin kendisi değil, süresi geçmiş bir belgedir. Geçerliliği dolmuş bir ISO sertifikası veya güncellenmemiş bir imza sirküleri, uygun olduğunuz bir ihalede sizi eler.

Belgelerinizi geçerlilik tarihiyle birlikte profilinize eklersiniz. Bir belgenin süresi dolmaya yaklaştığında — 30, 7 ve son 1 gün kala — panelinizde kademeli uyarı belirir; böylece yenilemeyi son güne bırakmazsınız.

Bu uyarılar uygulama içinde gösterilir ve aynı belge bilgisi uygunluk skorunu da besler: profilinizde geçerli bir belge varsa, o belgeyi isteyen ihalelerde skorunuz bunu dikkate alır.