İlanı bulmaktan kararı vermeye kadar

Kamu ihale ilanları her gün yüzlerce kalem hâlinde yayımlanır. Bunların ezici çoğunluğu sizin işinizle ilgisizdir; ilgili olan birkaçını bulmak için harcanan zaman, teklif hazırlamaktan çalınan zamandır.

Kayıtlı aramalarınızı bir kez tanımlarsınız: hangi illerde çalışıyorsunuz, hangi CPV/sektör kodları sizin alanınız, hangi ihale türlerine (mal, hizmet, yapım, danışmanlık) giriyorsunuz.

Gerisini İhaleKap üstlenir: filtrenize uyan her yeni ilan için uygunluk skoru hesaplanır ve yüksek skorlu ilanlar için bildirim gönderilir. Aynı ilan size iki kez gösterilmez.

Kapsam dışı bıraktığınız iş türleri ve yasaklılık durumunuz da dikkate alınır; teklif veremeyeceğiniz ihaleler listenizde yer almaz.

İhale ilanlarını yıllardır tablo hâlinde okuyan biri için kart kart kaydırmak yavaştır. Tablo görünümünde ilan listeleri ve sonuçlar düz liste hâlinde açılır; tek dokunuşla modern görünüme geçebilir, dilediğinizde geri dönebilirsiniz.

Kelime, İKN ya da idare adıyla arar; il, sektör, ihale türü, usul ve tarih aralığıyla süzersiniz. Sonuçlar ekranında idare adıyla arayarak bir idarenin geçmiş ihalelerini ve kazananlarını tek listede görürsünüz.

Her iş günü sabah, kayıtlı kelimelerinize ve illerinize uyan yeni ilanlar tablo hâlinde e-postanıza gelir. Bülten hangi görünümü seçtiğinizden bağımsızdır; deneme süresinde ve ücretli paketlerde kelime eklemeniz ve e-posta adresinizi doğrulamanız yeterlidir.

Doğrudan temin, ihale ilanı kadar görünür değildir ama küçük ve orta ölçekli tedarikçi için düzenli bir iş kaynağıdır. İdareler bu alımları EKAP’ta kısa süreyle duyurur; süre kaçınca teklif fırsatı da kaçar.

Teklif almaya devam eden doğrudan temin duyurularını kategori, il, alım türü ve tarih aralığıyla süzersiniz; kayıtlı kelimelerinize uyanlar ayrıca gösterilir. EKAP’taki DT numarasını biliyorsanız alımı numarasıyla doğrudan bulursunuz.

Doğrudan temin ihale listesine karışmaz: “kaç ihale var” sayımı ve uygunluk eşleşmesi ihale ilanlarıyla sınırlı kalır, doğrudan teminler kendi ekranında durur.

Her kamu alımı EKAP’ta yayımlanmaz. Devlet Malzeme Ofisi kendi sitesinde ihaleye çıkar, bazı idareler ilanı Resmî Gazete’nin ilan bölümünde yayımlar, Dünya Bankası kredili projelerin çağrıları da bankanın kendi sisteminde duyurulur.

Bu ilanlar EKAP ilanlarıyla aynı listede görünür ve her satırda kaynağı yazar; isterseniz kaynağa göre süzersiniz. İlanın metni, koşulları ve kaynağın paylaştığı belgeler ilan ayrıntısında açılır.

Kamu kurumlarının satışa ya da kiraya çıkardığı taşınmaz, araç ve ürünler ise ayrı bir ekranda, satış ve kiralama türüyle, ile ve kelimeye göre listelenir.

“Bu ihaleye girmeli miyim?” sorusu, ihale sürecinin en pahalı sorusudur: yanlış cevap ya boşa harcanan teklif maliyeti ya da kaçırılmış bir iştir.

Uygunluk skoru üç girdiyi birleştirir: firmanızın profili (iş deneyiminiz, kapasiteniz, çalıştığınız iller, sertifikalarınız), ihalenin şartnamesi (yeterlik kriterleri, teminat, süre) ve benzer ihalelerin geçmiş sonuçları (kimler girmiş, hangi bedelle kazanılmış).

Skor tek başına yeterli değildir; bu nedenle her bileşenin gerekçesi yazılır. “72/100” değil, “72/100 — iş deneyim tutarınız yeterli, ancak istenen ISO belgesi profilinizde yok ve bu ilde daha önce iş yapmamışsınız” görürsünüz.

Karar sizindir: skor kararı vermez; kararı hızlandırır ve neleri kontrol etmeniz gerektiğini gösterir.

Bir ihale dosyası yüzlerce sayfa olabilir ve içindeki tek bir madde sizi elemeye yeter. Bu maddeleri bulmak için dosyayı baştan sona okumak zorunda kalmayın.

Yüklediğiniz idari şartname, teknik şartname ya da sözleşme tasarısını (PDF veya yapıştırılmış metin) tarar; eleyici (knock-out) kriterleri, iş deneyim tutarını ve oranını, benzer iş tanımını, geçici teminat tutarını ve riskleri ayrı ayrı listeler.

Eleyici kriterlerde, metinde madde numarası varsa ilgili madde de gösterilir; böylece kriterin dokümanda nerede geçtiğini hemen görürsünüz. Tutar metinde açıkça yazmıyorsa alan boş bırakılır; tahmin yapılmaz.

Karar vermek işin yarısıdır; asıl iş, girmeye karar verdiğiniz ihalenin sürecini sonuna kadar yönetmektir. İhaleKap bu süreci “Değerlendiriliyor → Teklif hazırlanıyor → Teklif verildi → Kazanıldı / Kaybedildi / Vazgeçildi” aşamalarıyla tek panelde tutar.

Her teklif için hazırlık kontrol listesi hazırdır: geçici teminat (teklifin %3’ü), iş deneyim belgesi, güncel imza sirküleri, teklif mektubu, birim fiyat teklif cetveli ve SGK/vergi borcu yoktur belgesi. Son gün bir belgenin eksik çıkması, kazanılabilecek bir işi kaybettirir; liste bunu önler.

Her ihaleye bir ekip üyesi atayabilir, verdiğiniz teklif tutarını kaydedebilirsiniz. Kaybettiğiniz ihalelerde teklif tutarınızı biriktirmek, zamanla kendi fiyat kalıbınızı görmenizi sağlar.

Böylece ilanı bulmaktan sonucu kaydetmeye kadar tüm süreç tek yerde kalır.

Geçmiş sonuçlar, gelecekteki teklifinizin en iyi göstergesidir. Aynı idarenin benzer işlerinde hangi bedellerin kazandığını bilmek, fiyatınızı körlemesine vermenizi engeller.

İhale sonuçlarını istekli sayısı, kazanan firma ve sözleşme bedeliyle birlikte görürsünüz; belirli bir firmayı takibe alıp kazandığı işleri izleyebilirsiniz.

Veriler EKAP kaynaklıdır. Kişisel verilerin korunması amacıyla gerçek kişi (şahıs firması) adları kamuya açık sayfalarda gösterilmez.

Kamu ihalesini kazanan firma, işi yapmak için malzeme, ekipman, nakliye ve alt yüklenici arar. Malzeme ya da hizmet satan bir firma için her sonuç ilanı bir müşteri adayıdır.

Müşteri adayları ekranı iş kazanan tüzel firmaları kazanma tarihine (son 30 günden 12 aya), işin en az bedeline, bölgeye, sektöre ve işi veren kurum grubuna (savunma, raylı sistemler) göre süzer. Her firma için kazandığı iş sayısı, toplam bedel, en büyük işi ve sözleşmedeki kayıtlı adresin ilçe ve ili görünür.

Telefon ve e-posta kamu ihale kayıtlarında yayımlanmaz; iletişim aramak için web araması, Ticaret Sicili ve KEP rehberi bağlantıları verilir. Firmanın tedarikçi ihtiyacı olup olmadığını biz doğrulamayız; liste satış için bir başlangıç noktasıdır.

İhale takibi masa başında bitmez. Şantiyedeyken, yoldayken ya da toplantı arasında da yeni bir ilandan ve takip ettiğiniz ihaledeki değişiklikten haberdar olmanız gerekir.

İhaleKap uygulaması App Store ve Google Play’de. Web hesabınızla giriş yaparsınız; kayıtlı aramalarınız, takip listeniz ve kararlarınız iki yerde de aynıdır.

Size uygun yeni ilan, son teklif tarihi yaklaşan takip ettiğiniz ihale, iptal ve sonuç haberleri telefonunuza bildirim olarak gelir. 21:00 ile 08:00 arasında bildirim gönderilmez.

İhale kararı nadiren tek kişinin işidir: teknik ekip şartnameye, mali işler teminata, yönetim fiyata bakar.

Ekip üyelerinizi e-postayla davet edersiniz. Herkes aynı ihale listesini, aynı analizleri ve aynı skorları görür.

Hesap güvenliği için oturumlar ayrı ayrı yönetilir; ayrılan bir çalışanın erişimini tek tıkla kesebilirsiniz.

İhaleye girmenizi engelleyen şey çoğu zaman işin kendisi değil, süresi geçmiş bir belgedir. Geçerliliği dolmuş bir ISO sertifikası veya güncellenmemiş bir imza sirküleri, uygun olduğunuz bir ihalede sizi eler.

Belgelerinizi geçerlilik tarihiyle birlikte profilinize eklersiniz. Bir belgenin süresi dolmaya yaklaştığında — 30, 7 ve son 1 gün kala — panelinizde kademeli uyarı belirir; böylece yenilemeyi son güne bırakmazsınız.

Bu uyarılar uygulama içinde gösterilir ve aynı belge bilgisi uygunluk skorunu da besler: profilinizde geçerli bir belge varsa, o belgeyi isteyen ihalelerde skorunuz bunu dikkate alır.